Temel Bilgiler
Akademik ortamlarda çalışan kişiler panel, seminer, konferans gibi toplantılara sık olarak katılırlar. Aktarılan bilgilerin özelliği ne olursa olsun iyi bir planlanma ve sunuş yapılmamışsa, bu toplantılar dinleyenler için eziyete, sunucu için de tatsız birer anı haline dönüşebilir. Topluluk önüne çıkıp bilimsel bir konuşma yapacak olan kişi şu üç temel konuyu başarmak durumundadır:
- Kendisini tam olarak yansıtabilmek - Dinleyenlerin dikkatini toplamak - Anlattıklarının akılda kalmasını sağlamak
İlk bakışta kolay gibi görünen bu üç faktörün eksiksiz gerçekleştirilmesi elbette geniş deneyim gerektirir. Ancak en az deneyim kadar önemli bir başka unsur da sunuş tekniği konusunda kişinin kendini geliştirmesidir. Topluluk önünde iyi konuşabilmek sadece doğuştan gelen yeteneklere bağlı değildir. Çok yetenekli kişiler iyi birer hatip olabilir. Ancak iyi hatip olmak iyi sunuş yapmakla aynı anlama gelmez. Başarılı sunuş hem iyi bir hitabeti, hem de sunuş tekniklerinin bilinmesini gerektirir.
Günlük ilişkilerde gayet rahat ve düzgün konuşan pek çok kişi, topluluk önünde ne söyleyeceğini bilemeden şaşkın vaziyette kalabilir. Bu küçük kitapçığın bu konuda sunacağı bilgiler sizin;
¨ Kendinize olan güveninizin artmasını ¨ Sinir ve heyecanınızı kontrol altına alabilmenizi ¨ Hayatınızın her alanında rahat konuşabilmenizi ¨ Etkili olabilmenizi ¨ Akılda kalmanızı sağlamayı hedeflemektedir.
Kitapta ayrıca sunuşun yardımcı araçlarına ait teknik bilgiler, bilgisayarlar ve bilgisayar programlarının sunuşlarda kullanılışı, slayt hazırlama tekniklerine ilişkin bilgiler verilecektir.
II. SUNUCUYA AİT GÖRSEL ÖZELLİKLER
Konuşmacı görsel bir öğedir: Bilimsel toplantıya katılan kişiler anlatılacakları dinlemeye gelmişlerdir. Ancak unutulmamalıdır ki nasıl konuşma sırasında kullanılacak slayt, video, multi-medya benzeri araçlar birer görsel araçtır, hoşumuza gitsin ya da gitrmesin sunucu da tam anlamıyla görsel bir araçtır. İlk gördüğünüz bir kişiyi siz nasıl incelerseniz, toplantı salonuna girdiğiniz andan itibaren siz de aynı şekilde incelenirsiniz. Durumu bu şekilde düşünmek belki heyecanınızın artmasına neden olabilir. Ancak görsel bir anlam taşıdığınızı yok sayamazsınız. Sunuşun içeriğini bir tarafa bırakırsak, dinleyiciler bir sunucuyu dört yönden ciddi olarak incelerler. Görünüş, vücut hareketleri, mimikler ve konuşma.
A. Görünüş - giysi
Sunucu bakımlı fakat gösterişten uzak olmalıdır. Sunucunun kıyafeti dinleyenlerin kıyafetinden çok farklı olmamalıdır. Bu ayrıntı toplantı öncesinde dinleyici analizi yapılırken düşünülmelidir. Giysi renklerinin dinleyicileri etkilediği saptanmıştır. Hem erkek hem kadınlarda koyu renk kıyafetler tercih edilmelidir. Koyu renk bilgili kişi izlenimi yaratır. Pastel ve açık renkler bunun tersi izlenimi vermektedir. Kadınlarda açık ayakkabı ve yüksek topuk kullanılmasının da bilgiye güven konusunda olumsuz etki, ayakkabı kalitesinin ise ilginç bir şekilde dinleyiciler üzerinde olumlu etki yaptığı anlaşılmıştır. Bir sunuştan sonra "Hani şu frapan kıyafetli" olarak hatırlanan bir kişi için yaptığı sunuş tek kelimeyle talihsizliktir. Sunucu salona girdikten sonra hızla kürsü arkasına geçerek dinleyicilerden saklanmamalıdır. Hiç olmazsa toplantının başında dinleyicileri tarafından baştan aşağıya bir kez görünmelidir. Unutmayın: Sizi hiç tanımayan dinleyici karşısına çıkacak kişiyi merakla bekler.
B. Vücut hareketleri
Etkili bir sunuşta dinleyici karşısındaki duruşunuzun önemli yeri vardır. Çoğu sunucular ne yazık ki kürsüde kendilerine rahat bir yer seçemezler. Diken üzerinde duruyormuş gibi görünürler. Huzursuzdurlar. Ya kürsüde saatin sarkacı gibi bir o yana bir bu yana salllanırlar ya da çivi gibi yerlerinde çakılıp dururlar. Sunuş sırasında aşırı vücut ve el hareketlerinden kaçınılmalıdır. Bu hareketleri alışkanlık haline getirenlerin toplantı öncesinde videoya kayıt yaparak veya ayna karşısında kendilerini izlemeleri önerilmektedir. Sunucu konuşmayı yaptığı kürsüye abanmamalıdır. Kürsüye doğru hafif eğilinebilir. Sürekli tek ayak üzerinde durup aralıklarla ayak değiştirmek sinirlilik işaretidir.
C. Eller
Sunuş sırasında eller sürekli sorun olur. Ellerini ne yapacağını bilemeyen kişiler bazen ceplerine sokarlar, bazen elbiselerinin üzerinde var olmayan tozları kovalayıp dururlar. Burun ve kulak kaşımak çok yaygın alışkanlıklardır. Bunlardan kaçınmak için kendinizi eğitin. Ellerinizle hiç bir şey yapmak zorunda olmadığınızı bilin. Ya serbest olarak bedeninizin yanlarında dursunlar ya da göğsünüz üzerinde kavuşturun. Konuşmanın içeriği ile paralel olmak üzere, bazı kişiler izleyenleri etkilediklerini düşünerek ellerini çok kullanırlar. Bazı toplumlarda bu olay adeta geleneksel özellik gösterir. Buna hiç alışık olmayan insanlar içinse olay çok komik gözükmektedir.
ELLERİMİZİ NE YAPALIM
¨ Ellerinizi unutmaya çalışın ¨ Elinizi az kullanın ¨ Tercihen yanlarda serbest dursun ¨ Kesinlikle pantolon cebine sokmayın ¨ Ceket cebi kullanılabilir
Ellerinize yer bulamıyorsanız !
¨ Kulak kaşımayın ¨ Burun ucunuza dokunup durmayın ¨ Elbisenizde olmayan kirleri sürekli kovalamayın
D. Jest ve Mimikler
Doğal biçimde yapılırsa konuşmaya canlılık katar. Özellikle vurgulanmak istenen noktalarda yardımcı olur. Jest ve mimikler önceden planlanmaz. Konuşmanın havasına göre kendiliğinden ortaya çıkar. Abartılı ve yapay olanlar yarardan çok zarar verir. Dinleyiciler anlatılanlara değil konuşmacının jest ve mimiklerine kapılarak konudan uzaklaşabilirler.
A. Genel planın çıkartılması
Planlama etkili bir sunuşun anahtarıdır. Sunuş içeriğinin ortaya çıkmasına ve konuşmanın gelişmesine bir temel oluşturur. Planlama sırasında göz ününde buludurulacak noktalar:
• Sunuşun amacı nedir?
• Dinleyicinin rolü ve gereksinimleri nelerdir ?
• Taktik (ne zaman ? , nerede?)
• Donanım ve araçlar
• Sunuşa yaklaşım
• Sunuşun içeriği
Sunuşun iyi planlanması konuşmacıya şu konularda yardımcı olur :
• Hedeflerin saptanması ve koordine edilmesi
• En iyi içeriğin bulunması
• Problemlerin sunuş öncesi çözülmesi
B. Dinleyici ve dinleyici analizi
Dinleyici özel bir amaçla bir araya getirilmiş insan grubudur. Sunuşa hazırlanan kişi mutlaka her şeyden önce kendisini dinlemeye gelecek kişiler hakkında bilgi sahibi olmak zorundadır. Bir dinleyici grubu değerlendirilirken sunucu; dinleyicilerin yaşlarını, kim olduklarını, deneyimlerini, konuya hakim olma derecelerini, niçin katıldıklarını, beklentilerini, kendisi ile ortak yönlerini, tavırlarını, potansiyel kötü niyetlerini araştırmalıdır. Bu ön tespitlere göre konunun başlıkları, teknik ayrıntıların ne ölçüde verilmesi gerektiği ve sunuş şekli ayarlanmalıdır.
Dinleyicilerin katılma amacı her zaman sunuşun konusu ile ilgili olmayabilir. Bazılarının amacı insanlarla ilişki kurmak ve ortalıkta görünmektir. Bunlar sunulan konuya ilgi duymazlar. Sunucu, dinleyicilerin arasındaki ilgi düzeyinin geniş bir yelpazeye yayılabileceğini düşünmelidir.
Kendi çalıştığımız ortamlarda yapacağımız sunuşlarda katılımcıları az çok tanıdığımız için dinleyici analizi kolay olur. Bilgi düzeyleri, kişilikleri, beklentileri gibi konularda genel de olsa bir bilgimiz vardır. Ancak yabancı ortamlar, hele uluslararası toplantılarda dinleyici analizi zordur. Bu amaçla benzeri toplantılara daha önce katılmış kişilerle görüşerek, dinleyicilerin toplantıya hangi kıyafetlerle katıldıklarına kadar ayrıntılı bilgi toplanmaya çalışılmalıdır. Bu konularda yeterli bilgi alamadığımız durumlarda toplantı organizasyon komitesinden katılımcılar hakkında bazı bilgiler istenebilir. Örneğin tıbbi bir sunuş yapacaksanız sizi dinlemek üzere davet edilenlerin tıp doktoru mu?, biyolog mu?, sağlık teknisyenlerinden oluşan bir grup mu? oldukları hakkında ön bilgi edinilebilir. Anlatacağınız konuda önceden araştırmaları olan spesiyalistlerin dinleyiciler arasında olup olmaması çok önemlidir. Bu faktör hem neler anlatmanız gerekeceğini hem de hangi sorularla karşılaşabileceğinizi önceden kestirmenize yardımcı olur.
Dinleyici analizi
• Bilgi düzeyleri
• Beklentileri
• Diğer özellikleri
C.Sunuşun hazırlanması
1.Sunuş analizi
Sunuşun içeriğini ve geliştireceğiniz temeli oluşturmaktır.
2.Verilerin toplanması
Sunuş analizi sonrasında konuşmacı vakit geçirmeden sunuşun konusu ile ilgili araştırma yapmaya başlar. Veri kaynaklarını toplar.
3.Verilerin düzenlemesi
İçerik iyi düzenlenmemişse dinleyiciler düş kırıklığına uğrayacak, konuyu izlemekte güçlük çekeceklerdir. Sunuştaki kilit noktalarının sırası ve zamanlaması iyi yapılmalıdır.
4. Sunuş planını çıkartma
Sunuş planı sunuşun iskeleti gibidir. Planlama iki temel hedefi gözetir.
a) Toplanan verilerden seçim yaparak, sadece ulaştırmak istediğimiz bilgileri ayıklamak
b) Bu bilgilerin giriş, gelişme ve sonuç içindeki yerlerini saptamak.
5. Metin yazma
Yazılı metin hem mesajı hem de sunulacak görsel materyalleri tanımlar. Metin kolay anlaşılır olmalıdır. Yazılı metinde giriş, gelişme ve sonuç olmak üzere üç bölüm yer alır.
a) Giriş
• Sunuşun amacını bildirir.
• Dinleyicilerin dikkatini çeker (yakalar)
• Dinleyicilere konuya alışmaları için zaman tanır.
b) Gelişme
Konuşmacının mesajını aktarır. Sözcükler kolay anlaşılmalı, cümleler kısa olmalıdır. Fiil çatısının pasif değil aktif olması uygundur.
c) Sonuç
Sonuç bölümünde ise dikkatler söylemek istediklerimize yöneltilmeli ve dinleyicilere bir tamamlanmışlık duygusu verilmelidir. Kapanışta dikkat çekici bir cümle kullanılması dikkatleri yoğunlaştırır. Konuşmanın mesajının yer aldığı çok kısa bir özet sonuç bölümünü ortaya koyar.
6. Görsel yardımcıları belirleme
Teknik olanakların gelişimi, özellikle çok çekici slayt hazırlama olanağı sağlayan bilgisayar programları sayesinde görsel araçlar yaygın kullanılır olmuştur. Ancak bu konuda aşırıya gidilmemelidir. Bu araçlar konusundaki altın kural şudur. Görsel araçlar sunuşa destek olmalıdır, onların görevi konuşmacının yerini almak değildir.
7. Metni konuşmaya dönüştürme
Yazılı metin tamamlandığında sunuşun yazma kısmının bittiğini düşünebilirsiniz. Ancak yazılı metinlerin dil yapısı ve akış stili konuşma metinindekinden çok farklıdır. Bu nedenle sunuş öncesi eldeki yazılı metin konuşma metni haline getirilmelidir.
Sunuş metni hazırlarken:
Sunuş metninin yazılması çok dikkat gerektirir. Yazı üslubu ile konuşma üslubu biribirinden ne kadar farklı ise konuşma metni de bu durum düşünülerek hazırlanır. Sunuşta kullanacağımız dil okunmak için değil işitilmek içindir.
• Şahıs zamirleri kullanımı
Sunuşta şahıs zamirleri kullanmak konuşmaya doğal bir hava ve sıcaklık verir.
• Cümleler kısa olmalıdır Sunuş cümleleri kısa olmalı, mümkünse 10-12 kelimeyi geçmemelidir. Pratik bir bilgi olarak bir cümle eğer bir nefes alışla tamamlanabiliyorsa uygun uzunlukta olduğu kabul edilir. Okumak için hazırlanmış metinlerde okuyucunun anlamadığı cümleyi tekrar okuma şansı vardır. Ama sunuşlarda dinleyici uzun bir cümleyi kaçırdığında başa dönüp tekrar dinleme şansı yoktur.
• Olumlu cümleler kullanılmalıdır Özel bir neden bulunmadıkça " Konunun diğer yanını göremediniz" yerine " işin bir de diğer yanına bakalım" gibi ifadeler kullanmalıdır.
• Günlük sözcüklere yer verilmelidir. Karmaşık sözcükler daha az dinlemeye neden olur. Hazırladığınız konuşma metni basit, dolaysız ama ilginç olmalıdır. İnsanlar basit ve dolaysız anlatımları anımsarlar. İlginç ve canlı bulduklarını ise hiç unutmazlar.
Konuşurken dikkat edilmesi gerekenler:
• Cümleler kısa olmalıdır
• Argo sözcükten kaçınmalıdır.
• İyi okumak iyi sunuş yapmak değildir.
8. Sunuşun provasını yapma
Çok sayıda sunuş yapmış deneyimli kişiler zamanla prova yapmadan da başarılı olacaklarını düşünmeye başlarlar. Kesinlikle provasız sunuş yapılmamalıdır. Bir kaç kez sunduğumuz bir konuyu bile provasız sunmaya kalkmak hatadır. Bir konuyu iyi bilmekle, onu iyi sunmak farklı şeylerdir. Sunuş planı gereğince hangi noktada neyin ön plana alınacağı veya ne zaman hangi örneğin verilmesi gerektiği gibi konular zamanla unutulur. Konuyu iyi bildiğini düşünen kimseler, yine zamanla, notlarına hiç bakmadan da iyi anlatacaklarını düşünürler. Deneyimler göstermiştir ki bu durumda, anlatılan konunun belki en can alıcı kısımları unutulabilmektedir. Provasız sunuş alışkanlığı sunuşta kullanılan teknik yardımcıların da sunuş öncesi kontrol edilmemesi alışkanlığına kolaylıkla dönüşeceği için kaçınılmaz olarak sürpriz aksilikler olacaktır.
9. Sunuşu yapma
Konuşma metnini aklınızda tutacak kadar çalışın (ezberlenmesi gerekmez). Sunuş yaparken not kağıtları, yazılı metin veya sunuş planı kullanılabilir. Hangisi kullanılırsa kullanılsın, baştan sona okumak büyük hatadır. Rahat ve sohbet eder gibi konuşmak yapaylığı azaltır, tek tek dinleyicide sanki kendisine anlatılıyormuş gibi bir duygu yaratır.
Bir konuşma metni ne kadar ustaca hazırlanmış olursa olsun etkili bir şekilde sunulmazsa verilen emekler boşa gider. Konuşmaya yaşam kazandıracak, onu dinleyicinin kafasına ve ruhuna ulaştıracak olan şey sunuşun biçimidir. Başarılı bir sunuşta pek çok faktör rol oynar. Bununların başında konuşmacının kendisi gelir.
SUNUŞ DİNLEYENLER İÇİNDİR SUNUCUNUN KENDİSİ İÇİN DEĞİL
II. SUNUCUYA AİT GÖRSEL ÖZELLİKLER
Konuşmacı görsel bir öğedir:
Bilimsel toplantıya katılan kişiler anlatılacakları dinlemeye gelmişlerdir. Ancak unutulmamalıdır ki nasıl konuşma sırasında kullanılacak slayt, video, multi-medya benzeri araçlar birer görsel araçtır, hoşumuza gitsin ya da gitrmesin sunucu da tam anlamıyla görsel bir araçtır. İlk gördüğünüz bir kişiyi siz nasıl incelerseniz, toplantı salonuna girdiğiniz andan itibaren siz de aynı şekilde incelenirsiniz. Durumu bu şekilde düşünmek belki heyecanınızın artmasına neden olabilir. Ancak görsel bir anlam taşıdığınızı yok sayamazsınız.
Sunuşun içeriğini bir tarafa bırakırsak, dinleyiciler bir sunucuyu 4 yönden ciddi olarak incelerler. Görünüş, vücut hareketleri, mimikler ve konuşma.
A. Görünüş - giysi
Sunucu bakımlı fakat gösterişten uzak olmalıdır. Sunucunun kıyafeti dinleyenlerin kıyafetinden çok farklı olmamalıdır. Bu ayrıntı toplantı öncesinde dinleyici analizi yapılırken düşünülmelidir. Giysi renklerinin dinleyicileri etkilediği saptanmıştır. Hem erkek hem kadınlarda koyu renk kıyafetler tercih edilmelidir. Koyu renk bilgili kişi izlenimi yaratır. Pastel ve açık renkler bunun tersi izlenimi vermektedir. Kadınlarda açık ayakkabı ve yüksek topuk kullanılmasının da bilgiye güven konusunda olumsuz etki, ayakkabı kalitesinin ise ilginç bir şekilde dinleyiciler üzerinde olumlu etki yaptığı anlaşılmıştır.
Bir sunuştan sonra "Hani şu frapan kıyafetli" olarak hatırlanan bir kişi için yaptığı sunuş tek kelimeyle talihsizliktir.
Sunucu salona girdikten sonra hızla kürsü arkasına geçerek dinleyicilerden saklanmamalıdır. Hiç olmazsa toplantının başında dinleyicileri tarafından baştan aşağıya bir kez görünmelidir. Unutmayın: Sizi hiç tanımayan dinleyici karşısına çıkacak kişiyi merakla bekler.
B. Vücüt hareketleri
Etkili bir sunuşta dinleyici karşısındaki duruşunuzun önemli yeri vardır. Çoğu sunucular ne yazık ki kürsüde kendilerine rahat bir yer seçemezler. Diken üzerinde duruyormuş gibi görünürler. Huzursuzdurlar. Ya kürsüde saatin sarkacı gibi bir o yana bir bu yana salllanırlar ya da çivi gibi yerlerinde çakılıp dururlar. Sunuş sırasında aşırı vücut ve el hareketlerinden kaçınılmalıdır. Bu hareketleri alışkanlık haline getirenlerin toplantı öncesinde videoya kayıt yaparak veya ayna karşısında kendilerini izlemeleri önerilmektedir. Sunucu konuşmayı yaptığı kürsüye abanmamalıdır. Kürsüye doğru hafif eğilinebilir. Sürekli tek ayak üzerinde durup aralıklarla ayak değiştirmek sinirlilik işaretidir.
C. Eller
Sunuş sırasında eller sürekli sorun olur. Ellerini ne yapacağını bilemeyen kişiler bazen ceplerine sokarlar, bazen elbiselerinin üzerinde var olmayan tozları kovalayıp dururlar. Burun ve kulak kaşımak çok yaygın alışkanlıklardır. Bunlardan kaçınmak için kendinizi eğitin. Ellerinizle hiç bir şey yapmak zorunda olmadığınızı bilin. Ya serbest olarak bedeninizin yanlarında dursunlar ya da göğsünüz üzerinde kavuşturun.
Konuşmanın içeriği ile paralel olmak üzere, bazı kişiler izleyenleri etkilediklerini düşünerek ellerini çok kullanırlar. Bazı toplumlarda bu olay adeta geleneksel özellik gösterir. Buna hiç alışık olmayan insanlar içinse olay çok komik gözükmektedir.
ELLERİMİZİ NE YAPALIM
• Ellerinizi unutmaya çalışın
• Elinizi az kullanın
• Tercihan yanlarda serbest dursun
• Kesinlikle pantolon cebine sokmayın
• Ceket cebi kullanılabilir Ellerinize yer bulamıyorsanız !
• Kulak kaşımayın
• Burun ucunuza dokunup durmayın
• Elbisenizde olmayan kirleri sürekli kovalamayın
D. Jest ve Mimikler
Doğal biçimde yapılırsa konuşmaya canlılık katar. Özellikle vurgulanmak istenen noktalarda yardımcı olur. Jest ve mimikler önceden planlanmaz. Konuşmanın havasına göre kendiliğinden ortaya çıkar. Abartılı ve yapay olanlar yarardan çok zarar verir.
Dinleyiciler anlatılanlara değil konuşmacının jest ve mimiklerine kapılarak konudan uzaklaşabilirler.
III. BAŞLARKEN
Konuşmaya başlamadan önce tüm dinleyicilerin dikkati size toplanana kadar beklenmelidir. Bu bekleme sırasında ileri geri hareketler, sinirli tavırlar veya birşeylerin karıştırılması gereksizdir. Durup hafif gülümsemek yeterlidir. Tüm gözler üzerinizde olduğu zaman konuşmaya başlamalıdır. Konuşma dinleyicilerle mutlaka göz teması olarak yapılmalıdır. Konuşma sırasında sürekli olarak perdeye yansıyan görüntülere bakıp dinleyicilere sırt dönmek yanlıştır. Gerektiği zaman kısa sürelerle perdeye dönülür.
Göz temasında dikkat edilmesi gereken noktalar:
• Göz teması çok önemlidir.
• Göz temasını yürüteceğiniz birkaç dost dinleyici seçin.
• Göz temasında abartıya gitmeyin.
• Aynı kişiye sürekli bakmak o kişinin dikkatinin dağılmasına, rahatsız olmasına, gözlerini yere yöneltip konudan kopmasına yol açar.
A. Heyecanın kontrol altına alınması
Çok sayıda gözün size çevrili olduğu bir salonda çıkıp konuşma yapmak kolay bir iş değildir. Çok sık dinleyici önüne çıkan konuşmacılarda bile heyecanı tam olarak kontrol etmek zordur. Heyecana karşı en önemli güvence iyi hazırlanmaktır. Hazırlıklarınız iyi ve yeterli olmamışsa, bunun sizde yaratacağı güvensizlik en önemli heyecan nedenlerinden birisidir. Konuşmaya başlamadan hemen önceki kısa dönemde ellerin birbirine sıkıca kenetlenmesi veya yumrukların sıkılmasının gerilimi artırdığı bunun da kişiyi daha çok heyecanlandırdığı saptanmıştır. Kollar yanlarda ve eller serbest tutulmalıdır. Ses titremesi olanlarda ses tellerindeki, gerilimin azaltılması için hafifçe mırıldanmak yararlı olabilir.
Sunuş sırasında kendiniz olmaya çalışın. Yani ne iseniz o olun. Başka bir kimliği taklit etme çabasıyla rol yapmayın. Bu gayret sizin stresinizi kat ve kat artıracaktır.
GERİLİMİ ARTIRANLAR
• Elleri birbirine kenetlemek
• Yumrukların sıkılması
• Sunuş öncesi sigara
Akademik ortamlarda çalışan kişiler panel, seminer, konferans gibi toplantılara sık olarak katılırlar. Aktarılan bilgilerin özelliği ne olursa olsun iyi bir planlanma ve sunuş yapılmamışsa, bu toplantılar dinleyenler için eziyete, sunucu için de tatsız birer anı haline dönüşebilir. Topluluk önüne çıkıp bilimsel bir konuşma yapacak olan kişi şu üç temel konuyu başarmak durumundadır:
- Kendisini tam olarak yansıtabilmek - Dinleyenlerin dikkatini toplamak - Anlattıklarının akılda kalmasını sağlamak
İlk bakışta kolay gibi görünen bu üç faktörün eksiksiz gerçekleştirilmesi elbette geniş deneyim gerektirir. Ancak en az deneyim kadar önemli bir başka unsur da sunuş tekniği konusunda kişinin kendini geliştirmesidir. Topluluk önünde iyi konuşabilmek sadece doğuştan gelen yeteneklere bağlı değildir. Çok yetenekli kişiler iyi birer hatip olabilir. Ancak iyi hatip olmak iyi sunuş yapmakla aynı anlama gelmez. Başarılı sunuş hem iyi bir hitabeti, hem de sunuş tekniklerinin bilinmesini gerektirir.
Günlük ilişkilerde gayet rahat ve düzgün konuşan pek çok kişi, topluluk önünde ne söyleyeceğini bilemeden şaşkın vaziyette kalabilir. Bu küçük kitapçığın bu konuda sunacağı bilgiler sizin;
¨ Kendinize olan güveninizin artmasını ¨ Sinir ve heyecanınızı kontrol altına alabilmenizi ¨ Hayatınızın her alanında rahat konuşabilmenizi ¨ Etkili olabilmenizi ¨ Akılda kalmanızı sağlamayı hedeflemektedir.
Kitapta ayrıca sunuşun yardımcı araçlarına ait teknik bilgiler, bilgisayarlar ve bilgisayar programlarının sunuşlarda kullanılışı, slayt hazırlama tekniklerine ilişkin bilgiler verilecektir.
II. SUNUCUYA AİT GÖRSEL ÖZELLİKLER
Konuşmacı görsel bir öğedir: Bilimsel toplantıya katılan kişiler anlatılacakları dinlemeye gelmişlerdir. Ancak unutulmamalıdır ki nasıl konuşma sırasında kullanılacak slayt, video, multi-medya benzeri araçlar birer görsel araçtır, hoşumuza gitsin ya da gitrmesin sunucu da tam anlamıyla görsel bir araçtır. İlk gördüğünüz bir kişiyi siz nasıl incelerseniz, toplantı salonuna girdiğiniz andan itibaren siz de aynı şekilde incelenirsiniz. Durumu bu şekilde düşünmek belki heyecanınızın artmasına neden olabilir. Ancak görsel bir anlam taşıdığınızı yok sayamazsınız. Sunuşun içeriğini bir tarafa bırakırsak, dinleyiciler bir sunucuyu dört yönden ciddi olarak incelerler. Görünüş, vücut hareketleri, mimikler ve konuşma.
A. Görünüş - giysi
Sunucu bakımlı fakat gösterişten uzak olmalıdır. Sunucunun kıyafeti dinleyenlerin kıyafetinden çok farklı olmamalıdır. Bu ayrıntı toplantı öncesinde dinleyici analizi yapılırken düşünülmelidir. Giysi renklerinin dinleyicileri etkilediği saptanmıştır. Hem erkek hem kadınlarda koyu renk kıyafetler tercih edilmelidir. Koyu renk bilgili kişi izlenimi yaratır. Pastel ve açık renkler bunun tersi izlenimi vermektedir. Kadınlarda açık ayakkabı ve yüksek topuk kullanılmasının da bilgiye güven konusunda olumsuz etki, ayakkabı kalitesinin ise ilginç bir şekilde dinleyiciler üzerinde olumlu etki yaptığı anlaşılmıştır. Bir sunuştan sonra "Hani şu frapan kıyafetli" olarak hatırlanan bir kişi için yaptığı sunuş tek kelimeyle talihsizliktir. Sunucu salona girdikten sonra hızla kürsü arkasına geçerek dinleyicilerden saklanmamalıdır. Hiç olmazsa toplantının başında dinleyicileri tarafından baştan aşağıya bir kez görünmelidir. Unutmayın: Sizi hiç tanımayan dinleyici karşısına çıkacak kişiyi merakla bekler.
B. Vücut hareketleri
Etkili bir sunuşta dinleyici karşısındaki duruşunuzun önemli yeri vardır. Çoğu sunucular ne yazık ki kürsüde kendilerine rahat bir yer seçemezler. Diken üzerinde duruyormuş gibi görünürler. Huzursuzdurlar. Ya kürsüde saatin sarkacı gibi bir o yana bir bu yana salllanırlar ya da çivi gibi yerlerinde çakılıp dururlar. Sunuş sırasında aşırı vücut ve el hareketlerinden kaçınılmalıdır. Bu hareketleri alışkanlık haline getirenlerin toplantı öncesinde videoya kayıt yaparak veya ayna karşısında kendilerini izlemeleri önerilmektedir. Sunucu konuşmayı yaptığı kürsüye abanmamalıdır. Kürsüye doğru hafif eğilinebilir. Sürekli tek ayak üzerinde durup aralıklarla ayak değiştirmek sinirlilik işaretidir.
C. Eller
Sunuş sırasında eller sürekli sorun olur. Ellerini ne yapacağını bilemeyen kişiler bazen ceplerine sokarlar, bazen elbiselerinin üzerinde var olmayan tozları kovalayıp dururlar. Burun ve kulak kaşımak çok yaygın alışkanlıklardır. Bunlardan kaçınmak için kendinizi eğitin. Ellerinizle hiç bir şey yapmak zorunda olmadığınızı bilin. Ya serbest olarak bedeninizin yanlarında dursunlar ya da göğsünüz üzerinde kavuşturun. Konuşmanın içeriği ile paralel olmak üzere, bazı kişiler izleyenleri etkilediklerini düşünerek ellerini çok kullanırlar. Bazı toplumlarda bu olay adeta geleneksel özellik gösterir. Buna hiç alışık olmayan insanlar içinse olay çok komik gözükmektedir.
ELLERİMİZİ NE YAPALIM
¨ Ellerinizi unutmaya çalışın ¨ Elinizi az kullanın ¨ Tercihen yanlarda serbest dursun ¨ Kesinlikle pantolon cebine sokmayın ¨ Ceket cebi kullanılabilir
Ellerinize yer bulamıyorsanız !
¨ Kulak kaşımayın ¨ Burun ucunuza dokunup durmayın ¨ Elbisenizde olmayan kirleri sürekli kovalamayın
D. Jest ve Mimikler
Doğal biçimde yapılırsa konuşmaya canlılık katar. Özellikle vurgulanmak istenen noktalarda yardımcı olur. Jest ve mimikler önceden planlanmaz. Konuşmanın havasına göre kendiliğinden ortaya çıkar. Abartılı ve yapay olanlar yarardan çok zarar verir. Dinleyiciler anlatılanlara değil konuşmacının jest ve mimiklerine kapılarak konudan uzaklaşabilirler.
A. Genel planın çıkartılması
Planlama etkili bir sunuşun anahtarıdır. Sunuş içeriğinin ortaya çıkmasına ve konuşmanın gelişmesine bir temel oluşturur. Planlama sırasında göz ününde buludurulacak noktalar:
• Sunuşun amacı nedir?
• Dinleyicinin rolü ve gereksinimleri nelerdir ?
• Taktik (ne zaman ? , nerede?)
• Donanım ve araçlar
• Sunuşa yaklaşım
• Sunuşun içeriği
Sunuşun iyi planlanması konuşmacıya şu konularda yardımcı olur :
• Hedeflerin saptanması ve koordine edilmesi
• En iyi içeriğin bulunması
• Problemlerin sunuş öncesi çözülmesi
B. Dinleyici ve dinleyici analizi
Dinleyici özel bir amaçla bir araya getirilmiş insan grubudur. Sunuşa hazırlanan kişi mutlaka her şeyden önce kendisini dinlemeye gelecek kişiler hakkında bilgi sahibi olmak zorundadır. Bir dinleyici grubu değerlendirilirken sunucu; dinleyicilerin yaşlarını, kim olduklarını, deneyimlerini, konuya hakim olma derecelerini, niçin katıldıklarını, beklentilerini, kendisi ile ortak yönlerini, tavırlarını, potansiyel kötü niyetlerini araştırmalıdır. Bu ön tespitlere göre konunun başlıkları, teknik ayrıntıların ne ölçüde verilmesi gerektiği ve sunuş şekli ayarlanmalıdır.
Dinleyicilerin katılma amacı her zaman sunuşun konusu ile ilgili olmayabilir. Bazılarının amacı insanlarla ilişki kurmak ve ortalıkta görünmektir. Bunlar sunulan konuya ilgi duymazlar. Sunucu, dinleyicilerin arasındaki ilgi düzeyinin geniş bir yelpazeye yayılabileceğini düşünmelidir.
Kendi çalıştığımız ortamlarda yapacağımız sunuşlarda katılımcıları az çok tanıdığımız için dinleyici analizi kolay olur. Bilgi düzeyleri, kişilikleri, beklentileri gibi konularda genel de olsa bir bilgimiz vardır. Ancak yabancı ortamlar, hele uluslararası toplantılarda dinleyici analizi zordur. Bu amaçla benzeri toplantılara daha önce katılmış kişilerle görüşerek, dinleyicilerin toplantıya hangi kıyafetlerle katıldıklarına kadar ayrıntılı bilgi toplanmaya çalışılmalıdır. Bu konularda yeterli bilgi alamadığımız durumlarda toplantı organizasyon komitesinden katılımcılar hakkında bazı bilgiler istenebilir. Örneğin tıbbi bir sunuş yapacaksanız sizi dinlemek üzere davet edilenlerin tıp doktoru mu?, biyolog mu?, sağlık teknisyenlerinden oluşan bir grup mu? oldukları hakkında ön bilgi edinilebilir. Anlatacağınız konuda önceden araştırmaları olan spesiyalistlerin dinleyiciler arasında olup olmaması çok önemlidir. Bu faktör hem neler anlatmanız gerekeceğini hem de hangi sorularla karşılaşabileceğinizi önceden kestirmenize yardımcı olur.
Dinleyici analizi
• Bilgi düzeyleri
• Beklentileri
• Diğer özellikleri
C.Sunuşun hazırlanması
1.Sunuş analizi
Sunuşun içeriğini ve geliştireceğiniz temeli oluşturmaktır.
2.Verilerin toplanması
Sunuş analizi sonrasında konuşmacı vakit geçirmeden sunuşun konusu ile ilgili araştırma yapmaya başlar. Veri kaynaklarını toplar.
3.Verilerin düzenlemesi
İçerik iyi düzenlenmemişse dinleyiciler düş kırıklığına uğrayacak, konuyu izlemekte güçlük çekeceklerdir. Sunuştaki kilit noktalarının sırası ve zamanlaması iyi yapılmalıdır.
4. Sunuş planını çıkartma
Sunuş planı sunuşun iskeleti gibidir. Planlama iki temel hedefi gözetir.
a) Toplanan verilerden seçim yaparak, sadece ulaştırmak istediğimiz bilgileri ayıklamak
b) Bu bilgilerin giriş, gelişme ve sonuç içindeki yerlerini saptamak.
5. Metin yazma
Yazılı metin hem mesajı hem de sunulacak görsel materyalleri tanımlar. Metin kolay anlaşılır olmalıdır. Yazılı metinde giriş, gelişme ve sonuç olmak üzere üç bölüm yer alır.
a) Giriş
• Sunuşun amacını bildirir.
• Dinleyicilerin dikkatini çeker (yakalar)
• Dinleyicilere konuya alışmaları için zaman tanır.
b) Gelişme
Konuşmacının mesajını aktarır. Sözcükler kolay anlaşılmalı, cümleler kısa olmalıdır. Fiil çatısının pasif değil aktif olması uygundur.
c) Sonuç
Sonuç bölümünde ise dikkatler söylemek istediklerimize yöneltilmeli ve dinleyicilere bir tamamlanmışlık duygusu verilmelidir. Kapanışta dikkat çekici bir cümle kullanılması dikkatleri yoğunlaştırır. Konuşmanın mesajının yer aldığı çok kısa bir özet sonuç bölümünü ortaya koyar.
6. Görsel yardımcıları belirleme
Teknik olanakların gelişimi, özellikle çok çekici slayt hazırlama olanağı sağlayan bilgisayar programları sayesinde görsel araçlar yaygın kullanılır olmuştur. Ancak bu konuda aşırıya gidilmemelidir. Bu araçlar konusundaki altın kural şudur. Görsel araçlar sunuşa destek olmalıdır, onların görevi konuşmacının yerini almak değildir.
7. Metni konuşmaya dönüştürme
Yazılı metin tamamlandığında sunuşun yazma kısmının bittiğini düşünebilirsiniz. Ancak yazılı metinlerin dil yapısı ve akış stili konuşma metinindekinden çok farklıdır. Bu nedenle sunuş öncesi eldeki yazılı metin konuşma metni haline getirilmelidir.
Sunuş metni hazırlarken:
Sunuş metninin yazılması çok dikkat gerektirir. Yazı üslubu ile konuşma üslubu biribirinden ne kadar farklı ise konuşma metni de bu durum düşünülerek hazırlanır. Sunuşta kullanacağımız dil okunmak için değil işitilmek içindir.
• Şahıs zamirleri kullanımı
Sunuşta şahıs zamirleri kullanmak konuşmaya doğal bir hava ve sıcaklık verir.
• Cümleler kısa olmalıdır Sunuş cümleleri kısa olmalı, mümkünse 10-12 kelimeyi geçmemelidir. Pratik bir bilgi olarak bir cümle eğer bir nefes alışla tamamlanabiliyorsa uygun uzunlukta olduğu kabul edilir. Okumak için hazırlanmış metinlerde okuyucunun anlamadığı cümleyi tekrar okuma şansı vardır. Ama sunuşlarda dinleyici uzun bir cümleyi kaçırdığında başa dönüp tekrar dinleme şansı yoktur.
• Olumlu cümleler kullanılmalıdır Özel bir neden bulunmadıkça " Konunun diğer yanını göremediniz" yerine " işin bir de diğer yanına bakalım" gibi ifadeler kullanmalıdır.
• Günlük sözcüklere yer verilmelidir. Karmaşık sözcükler daha az dinlemeye neden olur. Hazırladığınız konuşma metni basit, dolaysız ama ilginç olmalıdır. İnsanlar basit ve dolaysız anlatımları anımsarlar. İlginç ve canlı bulduklarını ise hiç unutmazlar.
Konuşurken dikkat edilmesi gerekenler:
• Cümleler kısa olmalıdır
• Argo sözcükten kaçınmalıdır.
• İyi okumak iyi sunuş yapmak değildir.
8. Sunuşun provasını yapma
Çok sayıda sunuş yapmış deneyimli kişiler zamanla prova yapmadan da başarılı olacaklarını düşünmeye başlarlar. Kesinlikle provasız sunuş yapılmamalıdır. Bir kaç kez sunduğumuz bir konuyu bile provasız sunmaya kalkmak hatadır. Bir konuyu iyi bilmekle, onu iyi sunmak farklı şeylerdir. Sunuş planı gereğince hangi noktada neyin ön plana alınacağı veya ne zaman hangi örneğin verilmesi gerektiği gibi konular zamanla unutulur. Konuyu iyi bildiğini düşünen kimseler, yine zamanla, notlarına hiç bakmadan da iyi anlatacaklarını düşünürler. Deneyimler göstermiştir ki bu durumda, anlatılan konunun belki en can alıcı kısımları unutulabilmektedir. Provasız sunuş alışkanlığı sunuşta kullanılan teknik yardımcıların da sunuş öncesi kontrol edilmemesi alışkanlığına kolaylıkla dönüşeceği için kaçınılmaz olarak sürpriz aksilikler olacaktır.
9. Sunuşu yapma
Konuşma metnini aklınızda tutacak kadar çalışın (ezberlenmesi gerekmez). Sunuş yaparken not kağıtları, yazılı metin veya sunuş planı kullanılabilir. Hangisi kullanılırsa kullanılsın, baştan sona okumak büyük hatadır. Rahat ve sohbet eder gibi konuşmak yapaylığı azaltır, tek tek dinleyicide sanki kendisine anlatılıyormuş gibi bir duygu yaratır.
Bir konuşma metni ne kadar ustaca hazırlanmış olursa olsun etkili bir şekilde sunulmazsa verilen emekler boşa gider. Konuşmaya yaşam kazandıracak, onu dinleyicinin kafasına ve ruhuna ulaştıracak olan şey sunuşun biçimidir. Başarılı bir sunuşta pek çok faktör rol oynar. Bununların başında konuşmacının kendisi gelir.
SUNUŞ DİNLEYENLER İÇİNDİR SUNUCUNUN KENDİSİ İÇİN DEĞİL
II. SUNUCUYA AİT GÖRSEL ÖZELLİKLER
Konuşmacı görsel bir öğedir:
Bilimsel toplantıya katılan kişiler anlatılacakları dinlemeye gelmişlerdir. Ancak unutulmamalıdır ki nasıl konuşma sırasında kullanılacak slayt, video, multi-medya benzeri araçlar birer görsel araçtır, hoşumuza gitsin ya da gitrmesin sunucu da tam anlamıyla görsel bir araçtır. İlk gördüğünüz bir kişiyi siz nasıl incelerseniz, toplantı salonuna girdiğiniz andan itibaren siz de aynı şekilde incelenirsiniz. Durumu bu şekilde düşünmek belki heyecanınızın artmasına neden olabilir. Ancak görsel bir anlam taşıdığınızı yok sayamazsınız.
Sunuşun içeriğini bir tarafa bırakırsak, dinleyiciler bir sunucuyu 4 yönden ciddi olarak incelerler. Görünüş, vücut hareketleri, mimikler ve konuşma.
A. Görünüş - giysi
Sunucu bakımlı fakat gösterişten uzak olmalıdır. Sunucunun kıyafeti dinleyenlerin kıyafetinden çok farklı olmamalıdır. Bu ayrıntı toplantı öncesinde dinleyici analizi yapılırken düşünülmelidir. Giysi renklerinin dinleyicileri etkilediği saptanmıştır. Hem erkek hem kadınlarda koyu renk kıyafetler tercih edilmelidir. Koyu renk bilgili kişi izlenimi yaratır. Pastel ve açık renkler bunun tersi izlenimi vermektedir. Kadınlarda açık ayakkabı ve yüksek topuk kullanılmasının da bilgiye güven konusunda olumsuz etki, ayakkabı kalitesinin ise ilginç bir şekilde dinleyiciler üzerinde olumlu etki yaptığı anlaşılmıştır.
Bir sunuştan sonra "Hani şu frapan kıyafetli" olarak hatırlanan bir kişi için yaptığı sunuş tek kelimeyle talihsizliktir.
Sunucu salona girdikten sonra hızla kürsü arkasına geçerek dinleyicilerden saklanmamalıdır. Hiç olmazsa toplantının başında dinleyicileri tarafından baştan aşağıya bir kez görünmelidir. Unutmayın: Sizi hiç tanımayan dinleyici karşısına çıkacak kişiyi merakla bekler.
B. Vücüt hareketleri
Etkili bir sunuşta dinleyici karşısındaki duruşunuzun önemli yeri vardır. Çoğu sunucular ne yazık ki kürsüde kendilerine rahat bir yer seçemezler. Diken üzerinde duruyormuş gibi görünürler. Huzursuzdurlar. Ya kürsüde saatin sarkacı gibi bir o yana bir bu yana salllanırlar ya da çivi gibi yerlerinde çakılıp dururlar. Sunuş sırasında aşırı vücut ve el hareketlerinden kaçınılmalıdır. Bu hareketleri alışkanlık haline getirenlerin toplantı öncesinde videoya kayıt yaparak veya ayna karşısında kendilerini izlemeleri önerilmektedir. Sunucu konuşmayı yaptığı kürsüye abanmamalıdır. Kürsüye doğru hafif eğilinebilir. Sürekli tek ayak üzerinde durup aralıklarla ayak değiştirmek sinirlilik işaretidir.
C. Eller
Sunuş sırasında eller sürekli sorun olur. Ellerini ne yapacağını bilemeyen kişiler bazen ceplerine sokarlar, bazen elbiselerinin üzerinde var olmayan tozları kovalayıp dururlar. Burun ve kulak kaşımak çok yaygın alışkanlıklardır. Bunlardan kaçınmak için kendinizi eğitin. Ellerinizle hiç bir şey yapmak zorunda olmadığınızı bilin. Ya serbest olarak bedeninizin yanlarında dursunlar ya da göğsünüz üzerinde kavuşturun.
Konuşmanın içeriği ile paralel olmak üzere, bazı kişiler izleyenleri etkilediklerini düşünerek ellerini çok kullanırlar. Bazı toplumlarda bu olay adeta geleneksel özellik gösterir. Buna hiç alışık olmayan insanlar içinse olay çok komik gözükmektedir.
ELLERİMİZİ NE YAPALIM
• Ellerinizi unutmaya çalışın
• Elinizi az kullanın
• Tercihan yanlarda serbest dursun
• Kesinlikle pantolon cebine sokmayın
• Ceket cebi kullanılabilir Ellerinize yer bulamıyorsanız !
• Kulak kaşımayın
• Burun ucunuza dokunup durmayın
• Elbisenizde olmayan kirleri sürekli kovalamayın
D. Jest ve Mimikler
Doğal biçimde yapılırsa konuşmaya canlılık katar. Özellikle vurgulanmak istenen noktalarda yardımcı olur. Jest ve mimikler önceden planlanmaz. Konuşmanın havasına göre kendiliğinden ortaya çıkar. Abartılı ve yapay olanlar yarardan çok zarar verir.
Dinleyiciler anlatılanlara değil konuşmacının jest ve mimiklerine kapılarak konudan uzaklaşabilirler.
III. BAŞLARKEN
Konuşmaya başlamadan önce tüm dinleyicilerin dikkati size toplanana kadar beklenmelidir. Bu bekleme sırasında ileri geri hareketler, sinirli tavırlar veya birşeylerin karıştırılması gereksizdir. Durup hafif gülümsemek yeterlidir. Tüm gözler üzerinizde olduğu zaman konuşmaya başlamalıdır. Konuşma dinleyicilerle mutlaka göz teması olarak yapılmalıdır. Konuşma sırasında sürekli olarak perdeye yansıyan görüntülere bakıp dinleyicilere sırt dönmek yanlıştır. Gerektiği zaman kısa sürelerle perdeye dönülür.
Göz temasında dikkat edilmesi gereken noktalar:
• Göz teması çok önemlidir.
• Göz temasını yürüteceğiniz birkaç dost dinleyici seçin.
• Göz temasında abartıya gitmeyin.
• Aynı kişiye sürekli bakmak o kişinin dikkatinin dağılmasına, rahatsız olmasına, gözlerini yere yöneltip konudan kopmasına yol açar.
A. Heyecanın kontrol altına alınması
Çok sayıda gözün size çevrili olduğu bir salonda çıkıp konuşma yapmak kolay bir iş değildir. Çok sık dinleyici önüne çıkan konuşmacılarda bile heyecanı tam olarak kontrol etmek zordur. Heyecana karşı en önemli güvence iyi hazırlanmaktır. Hazırlıklarınız iyi ve yeterli olmamışsa, bunun sizde yaratacağı güvensizlik en önemli heyecan nedenlerinden birisidir. Konuşmaya başlamadan hemen önceki kısa dönemde ellerin birbirine sıkıca kenetlenmesi veya yumrukların sıkılmasının gerilimi artırdığı bunun da kişiyi daha çok heyecanlandırdığı saptanmıştır. Kollar yanlarda ve eller serbest tutulmalıdır. Ses titremesi olanlarda ses tellerindeki, gerilimin azaltılması için hafifçe mırıldanmak yararlı olabilir.
Sunuş sırasında kendiniz olmaya çalışın. Yani ne iseniz o olun. Başka bir kimliği taklit etme çabasıyla rol yapmayın. Bu gayret sizin stresinizi kat ve kat artıracaktır.
GERİLİMİ ARTIRANLAR
• Elleri birbirine kenetlemek
• Yumrukların sıkılması
• Sunuş öncesi sigara